| Etape 1 | 1 | Etat des Lieux | Réunion de cadrage avec les points focaux Etat des lieux, L’inventaire exhaustif des documents d’archives afin de confirmer l’estimation initiale ; L’identification des forces et faiblesses du système de gestion des archives physiques ; | 1 Mois |
| | 2 | Volet Archivage Physique : La mise en place d’un outil physique et informatisé de gestion centralisée | Etude de l’existant, Analyse des besoins, Spécifications détaillées du nouveau système d’archivage à mettre en place, Le tri et la mise à jour du classement physique ; La mise en place des outils appropriés pour un archivage efficace, moderne ; L’archivage des dossiers des plus anciens aux plus récents ; | 3 Mois |
| Etape 2 | 3 | Volet Logiciel : Fourniture, livraison, installation et configuration du SAE (implémentation et déploiement du SAE) | Présentation de la solution Déploiement et Paramétrage du logiciel Test des fonctionnalités Opérationnalisation du système informatisé avec l’automatisation du versement des dossiers à archiver, depuis les modules du RCCM et des activités judiciaires | 2 Mois |
| | 4 | Volet Fourniture du matériel de numérisation et d’alimentation de la Base données | Fourniture des équipements de numérisations (Scanners, poste de travail) Installations des postes de numérisation sur les différents sites | 1 Mois |
| Etape 3 | 5 | Volet archivage Electronique : Numérisation et saisie des données | La numérisation de l’ensemble des documents concernés avec le classement électronique par dossier avec une nomenclature facilitant la recherche ; La saisie des données du RCCM dans un fichier Excel : L’alimentation des documents numérisés dans le système d’archivage électronique : | 12 Mois |
| Etape 4 | 6 | Volet Formation et Transfert de compétence et accompagnement à la mise en place du fonctionnement de la solution d’archivage électroniques ; | Formation et Transfert technologique : accompagnement dans le basculement de la production réelle. Assistance au démarrage : couvrir les aspects utilisation, administration et exploitation technique de la plate-forme ainsi que le paramétrage. | 1 mois |
| | 7 | Volet Service-Après-Vente (SAV) | Assurer le support technique avec encadrement et accompagnement des utilisateurs sur 1 an (la garantie de la solution proposée). | 12 Mois |
